Vorbereitung auf das ZUGFeRD Protokoll

wir stehen vor einem wichtigen Schritt, der unsere Prozesse zukunftssicher machen und uns auf die kommenden gesetzlichen Anforderungen vorbereiten wird. Ab 2025 wird in Deutschland die Nutzung des ZUGFeRD-Protokolls für elektronische Rechnungen Pflicht. Um dieser Verpflichtung nachzukommen und weiterhin effizient und gesetzeskonform arbeiten zu können, werden wir das ZUGFeRD-Protokoll in unsere Ein- sowie Ausgangsrechnungsmodule integrieren.

Was ist ZUGFeRD? ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das strukturierte Daten in XML-Format und visuell lesbare PDF-Dokumente kombiniert. Es ermöglicht eine reibungslose und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen durch verschiedene Systeme.

Warum ist die Integration notwendig? Die Integration des ZUGFeRD-Protokolls ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern bringt auch zahlreiche Vorteile mit sich:

• Automatisierung und Effizienz: Durch die strukturierten Datenformate können Rechnungen automatisch verarbeitet werden, was den manuellen Aufwand und mögliche Fehler reduziert.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die schnelle und fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungen beschleunigt die Zahlungszyklen und verbessert die Liquidität.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften minimiert das Risiko von Rechtsverstößen und potenziellen Strafen.
• Nachhaltigkeit: Der reduzierte Papierverbrauch und die elektronische Archivierung tragen zu unseren Nachhaltigkeitszielen bei.

Unser Vorgehen: Wir haben bereits ein Projektteam zusammengestellt, das die Umsetzung und Integration des ZUGFeRD-Protokolls in unsere Systeme übernimmt. Der Plan sieht wie folgt aus:

1. Analyse und Planung: Untersuchung der aktuellen Rechnungsprozesse und Erstellung eines detaillierten Implementierungsplans.
2. Technische Umsetzung: Anpassung und Erweiterung unserer Ein- und Ausgangsrechnungsmodule, um das ZUGFeRD-Format zu unterstützen.
3. Testphase: Umfassende Tests, um sicherzustellen, dass alle Funktionen reibungslos arbeiten und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
4. Schulung und Unterstützung: Schulungen für alle betroffenen Mitarbeiter, um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten.
5. Go-Live: Offizielle Inbetriebnahme des neuen Systems und kontinuierliche Überwachung, um eventuelle Probleme schnell zu beheben.